Los distintos paquetes ofimáticos y aplicaciones que los componen cada vez son más parecidos en el entorno de uso, incluso algunos permiten cambiar su entorno de barras de herramientas a distintos modos. De tal modo que el trabajo en las aplicaciones como Word de Microsoft Office, Writer de LibreOffice o Openoffice, y Google Docs son muy parecidos.
Entonces, ¿Por qué los usuarios usan alternativas a Microsoft Office u Office 365?
Microsoft Office es un software propietario y con licencia de pago. Por lo que los usuarios de Microsoft Office que no tienen licencia o no quieren pagar por ella, tienen las opciones:
- Utilizar Microsoft Office hasta que la limitación de no tener licencia ya no permita seguir con su uso.
- Instalar un parche o aplicación que modifica la licencia de Microsoft Office para evitar las limitaciones sin pagar por su licencia.
- Usar alternativas a Microsoft Office.
Las ventajas de las alternativas a Microsoft Office y Office 365 son que la mayoría son gratuitas, como LibreOffice, OpenOffice e incluso las opciones Online como Google Docs, que la limitación está en la capacidad de almacenamiento de los documentos en el espacio de Drive.
Esta es la tabla comparativa de las aplicaciones que incluyen Microsoft Office, LibreOffice y Google Docs:
| Tipo de documento | Microsoft Office y Office 365 | LibreOffice y OpenOffice | Google Docs |
|---|---|---|---|
| Documentos de texto | Word | Writer | Documentos |
| Hojas de cálculo | Excel | Calc | Hojas de cálculo |
| Bases de datos | Access | Base | – |
| Presentaciones | PowerPoint | Impress | Presentaciones |
| Dibujo | – | Draw | – |
| Precio | De pago | Gratis | Gratis con limitación |
Cada vez los editores de documentos alternativos a las Office de Microsoft tienen más funciones y compatibilidades a los distintos paquetes ofimáticos. De tal modo que con LibreOffice y Google Docs puedes trabajar con documentos de Microsoft Office y a viceversa.
La mayoría de las aplicaciones ofimáticas utilizan el Formato de Documento Abierto OpenDocument (ODF), que es un formato de archivo abierto y estándar para el almacenamiento de documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, gráficas, bases de datos, fórmula matemáticas… y plantillas de los principales formatos de documentos.
El formato OpenDocument es utilizado por aplicaciones libres como propietarias, por ejemplo, LibreOffice, OpenOffice, Google Docs, e incluso por Microsoft Office a partir de la versión 2007 y TextEdit y QuickLook de MacOS, que soportan los formatos de OpenDocument.
Microsoft Office trabaja por defecto con su propio estándar XML, denominado Office Open XML, que fue publicado y estandarizado por recomendación de la Unión Europea. Por eso, en algunos paquetes ofimáticos de Microsoft tras la primera instalación se pregunta el tipo de archivo predeterminado con el que usar Word, Excel y PowerPoint.
De ahí que los archivos que guardamos cuando trabajamos con Microsoft Office tienen la letra «x» al final de la extensión, por ejemplo, en un documento de Word .docx, aunque podamos elegir cual, cuando anteriormente solamente era el formato .doc.
De la diferencia de estos dos estándares OpenDocument y Office Open XML cuando guardamos un documento con uno u otro y posteriormente se abre con una aplicación que use el estándar alternativo, suele provocar algunas incompatibilidades visuales en formatos, pero no en los contenidos del documento.
